Wie Thomas Jasper und der Silent Brick WORM Vermögensberatern helfen, die neuen MiFID-II-Vorschriften einzuhalten.

Wie kann man die Vorschrift zur revisionssicheren Aufzeichnungspflicht von Beratungsgesprächen im Bereich der Anlageberatung per Telefon (so genanntes Taping) so einfach und effizient wie möglich umsetzen? Diese Frage stellte sich Thomas Jasper von der Münchener Firma C4 Systems GmbH, als er von der Einführung der MiFID-II-Richtlinie durch die Europäische Union erfuhr, die in ihrer ersten Version 2014 erlassen wurde. Seit 2018 sind nun Vermögensberater, die am Markt für Finanzinstrumente und von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) zugelassen sind, unter anderem dazu verpflichtet, alle Telefongespräche in Zusammenhang mit Finanzmarktgeschäften aufzuzeichnen. Zur Erfüllung der Nachweispflicht ist vorgeschrieben, dass die Gespräche 5 Jahre unveränderbar und nicht löschbar archiviert werden müssen. Das betrifft allein in Deutschland künftig bis zu 40.000 Berater. Durch die Expertise, die C4 Systems bei Lösungen im TK-Bereich hat, wurde zügig eine geniale Lösung gefunden, die bei der Anrufspeicherung auf den revisionssicheren Silent Brick WORM von FAST LTA setzt.

Thomas Jasper ist ein Mann, der Gutes durch eigene Detaillösungen ergänzt und so zu einem stimmigeren Gesamtbild umformt. Das gilt für seine Leidenschaft, an seltenen Motorrädern zu schrauben ebenso wie für seine berufliche Laufbahn. Der gelernte Schmied kam früh mit der Telekommunikations-Branche in Kontakt und verwirklichte schon viele Ideen, die auf Grund seines technischen Verstands und des kreativen Ansatzes einfach, aber genial sind. So bietet er mit der Münchener Firma „C4 Systems“ Lösungen an, die technisch Machbares mit neu Gedachtem verbindet.

Credo: Einfache Lösungen aus gegebenen Möglichkeiten finden

„Lösen von Problemen mit technischen Hilfsmitteln ist für mich seit jeher eine Passion“, sagt Thomas Jasper zu seiner Art der Herangehensweise. Und auch die technische Passion praktiziert Thomas Jaspers immer noch. „Auch wenn ich schon lange nicht mehr beruflich in der Werkstatt stehe, helfen mir die erlernten Lösungsansätze sehr.“

So auch im Fall der MiFID-II-Regelung. Als Thomas Jaspers und seine Kollegen von C4 Systems von der Aufzeichnungspflicht von Beratungsgesprächen im Wertpapierbereich erfuhren, überlegten sie sich einen Weg, um die komplexen Vorgaben zu erfüllen. Die Neuregelung betrifft, so hatte man analysiert, bis zu 40.000 Vermögensberater allein in Deutschland. Zu einem Großteil verfügen diese nicht über die technologischen Infrastrukturen, um die Vorgabe zu realisieren.

Clevere Lösung, genial umgesetzt

Die Erfahrungen mit Lösungen im TK-Bereich führten zu der Idee, eine einfache Aufzeichnungsmöglichkeit zu realisieren. Durch Kontakte zu FAST LTA war die Lösung für eine revisionssichere Speicherung schnell gefunden. FAST LTA blickt auf die Erfahrung von mehreren Tausend installierten Systemen zurück, die nach gesetzlichen Vorgaben unter anderem für den höchst reglementierten Gesundheitsbereich zertifiziert sind. Die neueste Lösung in diesem Bereich, der Silent Brick WORM, besitzt eine WORM (Write Once Read Multiple) Hardware-Versiegelung, die für die revisionssichere und EU-DSGVO-konforme Archivierung von Daten zertifiziert ist. Das bedeutet, dass einmal gespeicherte Daten nicht mehr manipuliert und nicht ungewollt oder unerlaubt gelöscht werden können. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen können die Daten dann – ebenfalls zertifiziert – unzugänglich gemacht werden. Ideal also, um die MiFID II-Anforderungen in diesem Bereich zu erfüllen.

MiFID-Recorder mit Silent Brick WORM als Basis

In nur wenigen Monaten wurde der neue Dienst „MiFID-Recorder“ entwickelt. „Nachdem die Kernproblematik, das revisionssichere Speichern der digital aufgezeichneten Gespräche, gelöst war, ist die Umsetzung durch unsere Erfahrung mit den Telefondienstleistern zügig vorangegangen“, sagt Thomas Jaspers zufrieden. Die Silent Bricks WORM sind im Rechenzentrum eines kooperierenden Anbieters untergebracht und der Dienst funktioniert wie gewünscht sehr einfach. Die Vermögensberater erhalten eine Telefonnummer, die sie bei einem Beratungsgespräch als Konferenzschaltung und vorherigem Einverständnis hinzuwählen. Der Rest erfolgt automatisch. Das Gespräch wird digital aufgezeichnet und unveränderbar gespeichert. Wenn der Nachweis über die Inhalte des Gesprächs erbracht werden soll, lässt es sich über eine einfache und übersichtliche Maske online wiedergeben.

Weitere Komfortstufen sind möglich, so können ausgehende oder eingehende Anrufe generell aufgezeichnet und abgelegt werden. Aber auch selektive Aufzeichnungen und sogar Aufzeichnungen vor Ort lassen sich initiieren. Dabei fungiert die Recording-Funktion als Diktiergerät. Ein persönliches Beratungsgespräch zwischen Kunden und Berater wird dabei über das Mikrofon des Telefons aufgezeichnet. Am Ende des Gesprächs wird nur noch die Kundennummer per Zifferntaste des Telefons eingegeben und die Beratung wird rechtskonform archiviert.

Fazit: Bedarf an aufzeichnungspflichtigen Beratungsgesprächen wächst enorm

Die einfache, aber geniale Idee von Thomas Jaspers und seinen Kollegen hat binnen weniger Wochen schon fast 1.000 Berater begeistern können, die nun die Kriterien nach MiFID II problemlos erfüllen können. „Besonders gefreut hat uns, dass wir unseren Dienst schon vor den etablierten Telefonanbietern anbieten konnten. Die haben zwar die Infrastruktur, aber die Revisionssicherheit und die Möglichkeit Gespräche auch per Handy aufzuzeichnen, konnten sie nicht bieten“, freut sich Thomas Jaspers. In Zukunft werden weitere Beratergruppen von der Aufzeichnungspflicht betroffen sein, die dem MiFID-Recorder weitere hohe Wachstumsraten bescheren wird. Durch das kreative Zusammensetzen mehrerer bestehenden Anwendungen zu einer kompakten Gesamtlösung konnte eine rechtskonforme Lösung etabliert werden, die für den Nutzer intuitiv einsetzbar ist.

Weitere clevere technische Lösungen zu entwickeln liegt Thomas Jaspers im Blut und so hat er noch viele Ideen auf Lager, die er umsetzen möchte. Die besten kommen ihm beim Schrauben an „seinen Maschinen“, den exotischen Motorrädern und Motorrad-Klassikern, die noch ohne Software zum Laufen gebracht werden.